Kontrollmiljö
Styrelsen har det övergripande ansvaret för den finansiella rapporteringen. PA Resources interna kontrollstruktur bygger på en tydlig ansvarsfördelning mellan styrelsen och vd samt organ som styrelsen inrättar, det vill säga revisionskommittén och ersättningskommittén. Denna skriftliga arbetsordning uppdateras och fastställs årligen av styrelsen. Revisionskommittén har till uppgift att övervaka och kvalitetssäkra bolagets finansiella rapportering. Arbetet fokuserar på att bedöma effektiviteten i bolagets interna kontroll samt på bedömningar av uppskattningar och redovisade värden som kan påverka kvaliteten i rapporteringen. Revisionskommittén håller sig informerade om revisionen av delårsrapporter, årsredovisning och koncernredovisning genom att bolagets revisor närvarar. PA Resources vd och CFO närvarar vid revisionskommitténs möten, men revisionskommitténs ledamöter har också löpande kontakt med dessa befattningshavare. Kontrollmiljön inom PA Resources bestämmer de individuella och kollektiva förhållningssätten inom koncernen och definieras och upprätthålls främst genom:
- Organisationsstrukturen, företagskulturen, medarbetarnas kompetens, beslutsvägar och sätt att bedriva verksamhet
- Övergripande styrdokument som innefattar policies och direktiv för olika verksamhetsområden och funktioner
- Ansvar och befogenheter som definieras genom olika policies, instruktioner för attesträtt, manualer, rutiner och koder
- Lagar och externa regelverk
Finansiell rapportering till styrelsen
Styrelsens arbetsordning anger vilka underlag och vilken finansiell information som ska presenteras för styrelsen i samband med varje ordinarie sammanträde. Den verkställande direktören ansvarar för att styrelsen erhåller den rapportering som krävs för att styrelsen löpande ska kunna bedöma bolagets och koncernens ekonomiska ställning. Informationen omfattar presentation och analyser av resultatutveckling, kassaflöde och finansiell ställning liksom budget och prognoser samt löpande uppföljning mot dessa. I arbetsordningen definieras också vilken information som ska behandlas på vilket styrelsemöte under året.
Extern finansiell rapportering
Kvaliteten i den externa finansiella rapporteringen säkerställs genom olika aktiviteter och rutiner. Vd ansvarar för att all information som förekommer, till exempel pressmeddelanden med finansiellt innehåll, presentationsmaterial för olika möten med media, ägare och investerare, är korrekt och av god kvalitet.
Riskbedömning
Risker för väsentliga fel eller avvikelser från upplysningskrav kan föreligga i samband med bokföring och värdering av tillgångar, skulder, intäkter och kostnader. Riskbedömningen av den finansiella rapporteringen syftar till att fastställa väsentliga risker som påverkar rapporteringen i koncernens bolag och olika processer. För att minimera dessa risker har ett styrande ramverk etablerats avseende redovisning, rutiner och detaljerade tidsplaner för bokslut och prognoser. PA Resources styrelse och ledning bedömer löpande rapporteringen från ett riskperspektiv. Jämförelser görs av resultat- och balansräkningsposter utifrån väsentlighet och komplexitet samt med tidigare rapportering och budget. När förändringar sker i riskbedömningen, anpassas den interna kontrollstrukturen.
Utöver att bedöma risker av den finansiella rapporteringen arbetar styrelsen och ledningen med att löpande identifiera och hantera väsentliga risker som påverkar PA Resources verksamhet ur ett operativt och finansiellt perspektiv. De mest väsentliga riskerna beskrivs i avsnittet Risker och riskhantering på sid 30–31 samt i not 32 men omfattas inte av den interna kontrollstrukturen.
Kontrollaktiviteter och uppföljning
Kontrollaktiviteterna involverar alla nivåer i organisationen. Aktiviteterna begränsar de risker som identifierats och säkerställer korrekt och tillförlitlig finansiell rapportering. Koncernens centrala controllerfunktion analyserar och följer upp budgetavvikelser, upprättar prognoser, följer upp väsentliga variationer mellan perioder och rapporterar vidare i företaget vilket minimerar riskerna för fel i den finansiella rapporteringen. Kontrollaktiviteter omfattar även uppföljning och jämförelse av resultatutveckling eller enskilda väsentliga poster, kontoavstämningar och balansspecifikationer samt godkännande av alla affärstransaktioner och samarbetsavtal, fullmakts- och attestinstruktioner samt redovisnings- och värderingsprinciper.
Koncernens centrala ekonomifunktion har regelbunden intern uppföljning av utfall, avvikelser och prognoser med de lokalt redovisningsansvariga per region, då även aktuella redovisnings- och rapporteringsfrågor adresseras. För att se till att redovisnings-, rapporterings- och konsolideringsprocesserna är effektiva och standardiserade har bolaget implementerat ett gemensamt konsolideringssystem samt att implementation av ett för dotterbolagen gemensamt bokföringssystem pågår.
De joint venture-avtal som PA Resources ingår inom ramen för sin verksamhet, innehåller standardiserade bestämmelser kring så kallad auditrätt som ger PA Resources som partner i licensen en möjlighet att genomföra revision hos den part som är operatör. Revisionen syftar bland annat till att säkerställa att rapporterings- och redovisningsrutiner följs och kostnader redovisas i enlighet med gällande joint venture-avtal.
Information och kommunikation
En viktig del av den interna kontrollen är informationsgivning på alla nivåer inom koncernen och med berörda externa parter. Relevanta policies, riktlinjer och principer för redovisning görs tillgängliga för alla berörda medarbetare vilket ska bidra till en fullständig och korrekt finansiell rapportering i rätt tid. Dessutom tillhandahålls regelbundna uppdateringar och meddelanden om ändringar av redovisningsprinciper, rapporterings- och informationsgivningskrav. Alla dotterbolag och operativa enheter lämnar regelbundet finansiella rapporter och rapporter om sin operativa verksamhet till koncernens centrala ekonomifunktion och till koncernledningen.
För att säkerställa att den externa informationsgivningen är korrekt, fullständig och uppfyller de krav som ställs på noterade bolag finns en kommunikationspolicy som beskriver hur, av vem och på vilket sätt extern information ska kommuniceras. På bolagets hemsida www.paresources.se publiceras löpande finansiella rapporter, produktionsrapporter, pressmeddelanden, presentationsmaterial, webbsändingar och telefonkonferenser samt olika nyckeltal.